اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه‌ی جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها را بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویربرداری مستندات، تقویم و غیره است.

در ویکی‌پدیا آمده است: «نرم‌افزارهای متنوعی که برای ایجاد، جمع‌آوری، ذخیره و تغییر اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اصلی سازمان به صورت الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرند. ذخیره‌سازی داده‌های خام، انتقال الکترونیک و مدیریت اطلاعات کسب‌و‌کار الکترونیک، فعالیت‌های اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می‌دهند. این سیستم به خودکارسازی و بهینه‌سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها کمک می‌کند.»

این سیستم به منظور فراهم آوردن ابزاهایی جهت ساده‌سازی، بهبود و خودکارسازی فعالیت‌های سازمان از جمله مدیریت داده‌های اداری، هماهنگی جلسات و غیره به وجود آمده است. امروزه سیستم‌های اتوماسیون اداری محدود به نگهداری تصویر نوشته‌های دستی نیستند؛ بلکه امکاناتی نظیر تبادل اطلاعات، مدیریت مستندات اداری، کنترل داده‌های عددی، برنامه‌ریزی جلسات و مدیریت برنامه‌های کاری را نیز پوشش می‌دهند.

از جمله بسته‌های نرم‌افزاری که در دنیا به عنوان اتوماسیون اداری مطرح می‌شوند عبارتند از AppleWorks، Corel WordPerfect، Microsoft Office وSun StarOffice.

به طور کلی آنچه از آن به عنوان سیستم اتوماسیون اداری یاد می‌شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره‌دهی مکاتبات شامل انواع نامه‌های اداری به کار می‌رفت.

امروزه سیستم‌ اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم‌ها، نامه‌ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده که در سازمان‌هایی مانند سازمان‌های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می‌شود.

مزایای اتوماسیون اداری

این راهکار نرم افزاری به‌عنوان یک سیستم یکپارچه شامل ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف، مزایای قابل‌توجهی را برای سازمان‌ها به همراه دارد که عملیات اداری سنتی را به طور اساسی تغییر می‌دهد. این مزایا فراتر از خودکارسازی کارهای روزمره هستند و به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا از قدرت فناوری برای افزایش بهره‌وری استفاده کنند.

برخی از مهم‌ترین این نرم افزار برای سازمان‌ها عبارت‌اند از:

• افزایش بهره‌وری: نرم‌افزار اتوماسیون با کاهش کارهای دستی، به کارمندان اجازه می‌دهد بر فعالیت‌های استراتژیک و ایجاد ارزش‌افزوده بیشتر تمرکز کنند،
• افزایش دقت: فرایندهای خودکار خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند، دقت داده ها را بهبود می‌بخشد و اشتباهات را کاهش می‌دهد،
• صرفه‌جویی در زمان: کارهایی که قبلاً ساعت‌ها طول می‌کشید، با سیستم اتوماسیون اداری می‌توانند در چند دقیقه انجام شوند و به‌این‌ترتیب در زمان کارکنان و سازمان صرفه‌جویی می‌شود،
• سازگاری: اتوماسیون حفظ یکنواختی در فرایندها را تضمین می‌کند و سطح خروجی ثابتی را حتی در بار کاری بالا، حفظ می‌کند،
• صرفه‌جویی در هزینه: کاهش نیاز به کارهای دستی، در طول زمان منجر به صرفه‌جویی قابل‌توجهی در هزینه‌ها می‌شود،
• ایجاد بینش نسبت به داده ها: سیستم اتوماسیون بینش ارزشمندی نسبت به داده ها ایجاد می‌کند که منجر به شناسایی روندها و تصمیم‌گیری بهتر می‌شود،
• تصمیم‌گیری سریع‌تر: با دردسترس‌بودن داده های در لحظه، تصمیم‌گیرندگان می‌توانند به‌سرعت به سناریوهای در حال تغییر پاسخ دهند،
• بهبود خدمات مشتری: اتوماسیون زمان پاسخگویی سریع‌تر را امکان‌پذیر و اطلاعات دقیق‌تری را فراهم می‌کند که منجر به تجربه بهتر مشتری می‌شود،
• مقیاس‌پذیری: سیستم‌های خودکار اغلب می‌توانند با افزایش حجم کاری و رشد کسب‌وکار، بدون ایجاد اختلال قابل‌توجه، با شرایط سازگار شوند،
• دسترسی از راه دور: بسیاری از ابزارهای اتوماسیون را می‌توان از راه دور در دسترس کارکنان قرار داد که این موضوع، امکان دورکاری و نظارت از راه دور را فراهم می‌کند،
• ایجاد مزیت رقابتی: سازمان‌هایی که از اتوماسیون استفاده می‌کنند، می‌توانند با عملکرد مؤثرتر، نسبت به رقبای خود مزیت رقابتی کسب کنند،
• تمرکز بر نوآوری: ابزارهای اتوماسیون، زمان و منابع موردنیاز برای برنامه‌ریزی استراتژیک و استفاده از نوآوری را آزاد می‌کند.

نقش این سیستم در بهبود تجربه کارکنان

سیستم اتوماسیون اداری به‌عنوان یک ابزار قدرتمند برای افزایش تجربه کارکنان ظاهر شده است که با خودکارسازی وظایف معمول و ساده‌سازی فرایندها، به افراد کمک می‌کند بر جنبه‌های معنادارتر و استراتژیک‌تر نقش‌های خود تمرکز کنند. این راهکار نرم افزاری میزان کارهای دستی و تکراری را کاهش می‌دهد و زمان ارزشمندی را که می‌تواند به سمت حل خلاقانه مسئله و نوآوری هدایت شود، آزاد می‌کند.

علاوه بر این، اتوماسیون به ایجاد یک محیط کاری سازگارتر و بدون خطا کمک می‌کند و دقت کارکنان در انجام وظایفشان را افزایش می‌دهد. این موضوع رضایت شغلی را بهبود می‌بخشد و کارمندان را قادر می‌سازد تا به طور مؤثر در تحقق اهداف سازمان مشارکت کنند.

سیستم اتوماسیون، ارتباطات و همکاری میان اعضای تیم را تسهیل می‌کند، زیرا از طریق آن امکان اشتراک‌گذاری در لحظه داده‌ها و گردش‌های کاری به شکل دیجیتال فراهم می‌شود. استفاده از این سیستم نشان می‌دهد که سازمان‌ها رفاه کارکنان خود را در اولویت قرار می‌دهند و برای پرورش فرهنگ کاری مثبت و سازنده که با انتظارات مدرن همسو می‌شود، اهمیت قائل هستند.

روندهای آینده در حوزه اتوماسیون اداری

مانند هر حوزه دیگری، فناوری‌های دیجیتال نقش مؤثری در تغییر و پیشرفت اتوماسیون اداری ایفا می‌کنند. اگرچه به‌کارگیری فناوری‌ها با چالش‌هایی نیز همراه است، اما مزایای بالقوه آن‌ها به‌قدری قابل‌توجه است که نمی‌توان نادیده گرفت. در ادامه، به بررسی نقش و تأثیر مهم‌ترین فناوری‌های نوظهور بر این سیستم پرداخته شده است.

جمع‌بندی 

نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فناوری اطلاعات رایا کوثر، ضمن ساماندهی فرایندهای سازمانی، امکان انجام مکاتبات اداری را به شکل الکترونیک از هر نقطه جغرافیایی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند.

سیستم اتوماسیون اداری تحت فناوری اطلاعات رایا کوثر با ایجاد بستری مناسب برای ثبت و گردش نامه و انواع فرم‌های سازمانی، پیگیری دقیق، گزارش اقدامات لازم و مدیریت بهینهه‌ی جلسات، ضمن سرعت بخشیدن به روند مکاتبات درون سازمانی، امکان تعامل الکترونیک برون سازمانی را نیز فراهم می‌کند. مجموعه این امکانات با بهره‌گیری از بر‌ترین فناوری‌های تولید نرم‌افزار، با کاربری ساده و امنیت بالا ساخته شده است.