چرا پروژه‌های فناوری اطلاعات در سازمان‌ها شکست می‌خورند؟

نگاهی کاربردی قبل از خرید هر نرم‌افزار سازمانی

بسیاری از سازمان‌ها زمانی سراغ راهکارهای فناوری اطلاعات می‌روند که مشکلاتشان به مرحله‌ی بحرانی رسیده است؛ تأخیر در کارها، ناهماهنگی بین واحدها یا نبود گزارش دقیق. اما نکته مهم اینجاست که بخش زیادی از پروژه‌های IT نه به‌دلیل ضعف نرم‌افزار، بلکه به‌دلیل تصمیم‌های اشتباه اولیه شکست می‌خورند.

این مقاله درباره‌ی همین تصمیم‌هاست.

اشتباه اول: خرید نرم‌افزار قبل از شناخت مشکل

یکی از رایج‌ترین خطاها این است که سازمان ابتدا به دنبال «نرم‌افزار معروف» می‌گردد، نه «مسئله واقعی».
در حالی که فناوری اطلاعات قرار است مشکل را حل کند، نه اینکه خودش تبدیل به یک چالش جدید شود.

مثلاً:

• مشکل اصلی عدم شفافیت وظایف است، اما تمرکز روی سیستم مکاتبات می‌رود

• مشکل، پیگیری پروژه‌هاست، اما فقط اتوماسیون نامه‌ها خریداری می‌شود

نتیجه: هزینه انجام می‌شود، اما مشکل پابرجاست.

اشتباه دوم: نادیده گرفتن رفتار کاربران

هیچ سیستم فناوری اطلاعاتی، بدون پذیرش کاربران، موفق نمی‌شود.
اگر نرم‌افزار:

• پیچیده باشد

• آموزش مناسبی نداشته باشد

• با فرآیند واقعی کارمندان همخوانی نداشته باشد

به‌مرور کنار گذاشته می‌شود یا فقط به‌صورت نمایشی استفاده می‌شود.

فناوری اطلاعات باید با عادت کاری سازمان تطبیق پیدا کند، نه برعکس.

اشتباه سوم: نگاه کوتاه‌مدت به سیستم‌های IT

برخی سازمان‌ها فناوری اطلاعات را مثل یک پروژه موقت می‌بینند؛
در حالی که سیستم‌های سازمانی، زیرساخت هستند.

وقتی راهکار IT انتخاب می‌شود، باید به این سؤالات پاسخ دهد:

• آیا با رشد سازمان قابل توسعه است؟

• آیا گزارش‌گیری مدیریتی در آینده را پوشش می‌دهد؟

• آیا می‌تواند با تغییر فرآیندها تطبیق پیدا کند؟

سیستمی که فقط «امروز» را حل کند، خیلی زود تبدیل به مانع می‌شود.

اشتباه چهارم: نبود تصویر کلی از فرآیندها

خیلی وقت‌ها هر واحد سازمانی برای خودش تصمیم می‌گیرد:

• واحد اداری یک سیستم

• واحد پروژه یک ابزار دیگر

• مدیریت یک روش دستی

این جزیره‌ای عمل کردن باعث می‌شود داده‌ها پراکنده شوند و تصمیم‌گیری سخت‌تر از قبل شود.

فناوری اطلاعات زمانی ارزشمند است که:
✔ فرآیندها به هم متصل باشند
✔ اطلاعات قابل تجمیع و تحلیل باشند
✔ مدیر دید کلی داشته باشد

جمع‌بندی

قبل از اینکه سراغ هر راهکار فناوری اطلاعاتی بروید، باید یک قدم عقب‌تر بایستید و بپرسید:

«دقیقاً کدام مشکل را می‌خواهیم حل کنیم؟»

فناوری اطلاعات زمانی موفق می‌شود که:

• از مسئله شروع شود

• با رفتار سازمان هماهنگ باشد

• نگاه بلندمدت داشته باشد

• و به تصمیم‌گیری بهتر منجر شود

این نگاه، پایه‌ی انتخاب درست هر سیستم سازمانی است.